Головна → Інструкція

Повна інструкція AktBot

• Початок роботи
• Меню і навігація
• Для виконавця: акт ФОПу
• Акт із фото
• Робота в парі виконавець ↔ ФОП
• Контакти: додати, порадити, архів
• Для ФОПа: вхідні акти і прямий акт
• Документи: акт, рахунок, договір, прайс
• Матеріали окремим документом
• Пам'ять цін замовника
• Ціновий контроль і монітори
• Імпорт історії цін
• Фірмовий стиль
• Реквізити з фото
• Профіль і реквізити
• Промокоди і пробний період
• Запросіть колегу: бонусні дні
• Безпека даних і ліміти

Початок роботи

Навіщо: пройти шлях від «щойно відкрив бота» до першого готового документа — не блукаючи по меню.

Порядок нижче не випадковий: кожен крок наповнює бота даними, які далі підставляються самі. Витратите 10 хвилин один раз — і другий акт займе дві хвилини.

Крок 1. Реєстрація і роль

Навіщо: бот має знати, з якого ви боку — від цього залежить усе меню.

1. Відкрийте @aktmasterbot → /start. Телефон не потрібен.
2. На питання «Хто ви?» оберіть:
   • 🔨 Майстер — ви робите роботу і здаєте її «нагору»: майстер, бригадир, ланка. Ваші акти йдуть своєму ФОПу (або замовнику напряму, якщо працюєте самі на себе).
   • 👷 ФОП / Прораб — ви виставляєте документи замовнику від свого імені: приймаєте акти від майстрів, накидаєте націнку, даєте рахунок і договір.
3. Бот запитає місто — воно потрапляє в документи.
4. Помилились із роллю або суміщаєте обидві — /switch_role перемикає її будь-коли, дані нікуди не зникають. Команда службова і живе, поки триває бета.

Перші 14 днів — увесь функціонал безкоштовно, без картки.

Крок 2. Профіль і реквізити

Навіщо: заповнюєте раз — далі вони самі підставляються в шапки актів, рахунків і договорів. Це та частина, яку зазвичай передруковують вручну в кожному документі.

• 👤 Профіль (/profile) → заповніть поля по черзі, кожне окремою кнопкою: ✏️ Назва · ✏️ Підписант (хто підписує документи) · ✏️ ЄДРПОУ/РНОКПП (8 або 10 цифр) · ✏️ IBAN (UA…, 29 символів) · ✏️ Банк · ✏️ Адреса.
• Швидше: 📷 Реквізити з фото — сфотографуйте свою реквізитку, і бот заповнить поля сам; вам лишиться перевірити. Див. Реквізити з фото.
• Перемикач 🔁 ПДВ: платник / без ПДВ — від нього залежить, як рахуються суми в документах.
• ЄДРПОУ та IBAN зберігаються зашифрованими — див. Безпека даних.
• Телефон у реквізитах ФОПа не питається — він є в картці замовника.
• Виконавцю реквізити ФОПа не потрібні: у його профілі — 🛠 Спеціалізації і 📅 Досвід (років).

Порада: заповніть профіль до першого акту. Інакше в готовому PDF буде порожня шапка, і документ доведеться робити наново.

Крок 3. Замовник (картка клієнта)

Навіщо: щоб у документі був не лише ваш бік, а й друга сторона — і щоб бот вів по цьому замовнику історію цін та актів.

• 👥 Контакти → 📒 Замовники (/clients) → ➕ Новий замовник.
• Спершу тип: 👤 Фізособа, 👨‍💼 ФОП або 🏢 ТОВ / Компанія — від нього залежить, як бот назве другу сторону в документах.
• Далі назва (або ПІБ), а потім по черзі — ЄДРПОУ/ІПН, підписант, IBAN, телефон, email, адреса, банк. Будь-яке поле можна пропустити, надіславши «-» — заповните пізніше в картці.
• Або сфотографуйте реквізитку — бот заповнить сам: 📷 Новий з фото реквізитів у списку замовників. Див. Реквізити з фото.
• Наприкінці — питання «Замовник — платник ПДВ?».
• Реквізити замовника теж шифруються.
• Саме до картки замовника прив'язуються договори, історія актів і пам'ять цін — та сама, завдяки якій розцінки не «стрибають» від акту до акту.

Крок 4. Робочі контакти: ваш ФОП або ваші майстри

Навіщо: щоб акти ходили між вами всередині бота, а не файлами в месенджері.

• 👥 Контакти → ➕ Додати контакт (або /invite) — бот дасть QR-код і посилання: покажіть чи перешліть їх своєму ФОПу або виконавцю. Після переходу ви станете контактами.
• Відкритого пошуку користувачів у боті немає — випадкова людина вас не знайде, спам виключений.
• Не плутайте з 🤝 Порадити бота: то просто рекомендація знайомим (і бонусні дні вам обом), контакт при цьому не створюється.

Крок 5. Договір із замовником

Навіщо: акти прив'язуються до договору, а його номер і дата підставляються в шапку кожного акта автоматично.

• 📄 Документи → 📝 Договір (або з картки замовника — 📝 Договори → ➕ Новий договір) → оберіть замовника.
• Оберіть тип: 📄 A — з попередньою сумою (сума відома наперед) або 📋 B — за кошторисом (рахується по факту робіт).
• Заповніть картку кнопками: ✏️ Номер (або 🔢 Авто), ✏️ Предмет договору, ✏️ Дата договору, ✏️ Дійсний до, гарантія (🛡 1р / 2р / 3р / 5р), ✏️ Місто, об'єкт (📍 Об'єкт = адреса замовника чи ✏️ Інша адреса).
• 📄 Зберегти й згенерувати — бот віддасть Word-документ із реквізитами обох сторін.
• Працюєте без договору — крок можна пропустити (➖ Без договору). Але з договором номер і дата підставляються в шапку акта самі, і замовнику менше питань.

Крок 6. Перший акт

Навіщо: заради цього все й затівалось.

• ФОП: 🧾 Акт замовнику (/new_invoice_act) → замовник → договір → роботи → за потреби 📈 Націнка і ➕ Додати податок ФОП (6%) → 💾 Зберегти чернетку → 📄 Згенерувати акт (PDF + Excel). Далі одним дотиком — 🧾 Рахунок на оплату.
• Виконавець: 📄 Акт ФОПу (/new_act) → адресат (🙋 Собі, якщо ви і виконавець, і ФОП) → роботи → 💾 Зберегти чернетку → 📤 Відправити ФОПу.
• Роботи додаються чотирма способами: 📂 каталог робіт, 🔍 Пошук роботи, ➕ Своя робота або 📷 З фото папірця — див. Акт із фото. У документі позиції йдуть у тому порядку, в якому ви їх додали.
• Помилились у щойно доданій позиції — ↩️ Видалити останню позицію; поправити будь-який рядок — ✏️ Редагувати рядок (див. Правка рядка).

Далі бот усе пам'ятає

Реквізити внесені, замовник і договір є, ціни збережені — другий акт цьому замовнику займе 2 хвилини: бот сам підставить ваші минулі розцінки, а повторюваний акт узагалі робиться з минулого одним дотиком (🗂 Мої акти · повторити).

Меню і навігація

Навіщо: все під рукою, нічого не губиться.

• Синє меню «☰» біля поля вводу — команди вашої ролі (у ФОПа й виконавця вони дзеркальні: той самий порядок, кожен бачить своє).
• Кнопки внизу екрана — головне меню групами: 📄 Документи · 👥 Контакти · 🤝 Порадити бота · 👤 Профіль. У «Документах» — усі документні дії, включно з «🗂 Мої акти · повторити» і «📋 Мій прайс» (ФОП).
• З підменю: ⬅️ Назад / 🏠 Головне меню. Посеред набору акту з позиціями меню чесно попросить завершити або /cancel — нічого не затирається мовчки.
• Команди, що працюють завжди (навіть без пункту в «☰»): /my_acts, /price, /prices, /contacts, /clients.

Для виконавця: акт ФОПу

Навіщо: акт за 2–3 хвилини замість вечора з Excel.

1. 📄 Акт ФОПу (або /new_act) → оберіть адресата зі своїх контактів («🙋 Собі» — якщо ви і виконавець, і ФОП).
2. Додайте роботи: пошук по назві в чат, каталог, «➕ Своя робота» або 📷 З фото (див. Акт із фото).
3. Бот підказує ціни: вашу минулу саме цьому адресату («🔁 Минула … ₴») і рекомендовану («✅ Рекомендована … ₴»).
4. Перегляд → правка рядків → 💾 Зберегти чернетку → 📤 Відправити ФОПу.

Поради: помилились у щойно доданій позиції — «↩️ Видалити останню позицію»; шукайте роботу коротким словом («штукатур», «стяжк») — так влучніше.

Акт із фото

Навіщо: рукописний список робіт від майстра перетворюється на акт без набору вручну.

1. У наборі акту натисніть 📷 З фото → надішліть фото списку робіт. Можна і переслати чуже фото від майстра — працює так само.
2. Бот розпізнає назви, обсяги, одиниці й ціни; знайдені роботи ДОДАЮТЬСЯ до вже набраних вручну.
3. Рядки, де значення підставлене (не розпізналось), бот позначить: «⚠️ Перевірте рядки …» — тапніть ✏️ Редагувати рядок і поправте.
4. З одного фото — до 30 рядків; що не влізло, надішліть наступним фото.

Поради: знімайте при денному світлі, тримайте аркуш рівно, без тіні від руки; чіткий почерк розпізнається майже без правок. Ліміт — 10 фото на день (спільний з імпортом історії цін). Якщо на фото немає цін, а у замовника є цінова історія — бот підставить минулі ціни сам, з позначкою 💾.

Кілька фото — один акт

Навіщо: роботи рідко вміщаються на один папірець.

• На акт можна витратити до 5 фото. Надішліть їх по черзі або одним альбомом — бот обробить пачку разом.
• Після кожного фото бот питає: «Додати ще фото до цього акту? (використано N з 5)» — 📷 Ще фото або ✅ До перевірки.
• Рядки з усіх фото складаються в один акт; бот показує підсумок: скільки робіт розпізнано, скільки позицій в акті, скільки фото використано.
• Схожі позиції з різних фото бот помічає сам і питає окремо: «Схожі позиції №2 і №5 — можливо, це одна робота з двох фото. Об'єднати?» → ✅ Так, сумувати обсяги (обсяги складуться, назва й ціна лишаться від першої) або 🚫 Ні, це різні роботи. Мовчки нічого не зливається; відмову бот запам'ятає й більше про цю пару не спитає.

Правка рядка: обсяг, ціна, назва окремо

Навіщо: виправити одне поле, не переписуючи весь рядок — менше дотиків і менше помилок.

1. У перегляді акта — ✏️ Редагувати рядок → тап по потрібному рядку.
2. Оберіть, що саме міняєте: 📐 Обсяг · 💰 Ціна · 📝 Назва. Решта полів лишається як була — бот про це чесно пише на кожному кроці.
3. Для назви є кнопка 📋 Скопіювати поточну назву — вставте її в поле вводу й підправте, а не набирайте заново.

Важливо: якщо ціна була з пам'яті замовника (💾), бот попередить — ваша нова ціна замінить запам'ятовану.

Робота в парі виконавець ↔ ФОП

Навіщо: акти ходять між вами в боті — без месенджер-пінг-понгу файлами.

• Запрошення: якщо вашого ФОПа ще немає в боті — кнопка «📨 Мого ФОПа немає в боті — запросити»: акт збережеться і чекатиме, а ви отримаєте готове повідомлення з посиланням — перешліть його ФОПу. Після реєстрації за посиланням акт одразу буде в нього.
• Редагування і перевідправка: 🗂 Мої акти · повторити (або /my_acts) → тап по акту: 🔁 Повторити (копія) — новий акт із тими самими позиціями (щомісячні роботи — двома дотиками); ✏️ Редагувати цей акт (для відправлених) — зміни йдуть у ТОЙ САМИЙ акт, потім 📤 Перевідправити ФОПу: у ФОПа без дублів, з позначкою «🔄 Оновлено».
• У ФОПа вхідний акт з'являється миттєво, з історією версій — плутанини «яка редакція остання» немає.

Як знайти потрібний акт

Навіщо: коли актів уже десятки, гортати весь список немає сенсу.

• 🗂 Мої акти · повторити (/my_acts) показує акти пачками по 10; унизу — ⬇️ Показати ще (N), де N — скільки ще лишилось.
• 👥 По замовнику / прорабу — фільтр: оберіть адресата зі списку, і бот покаже акти саме з ним. Повернутись до повного списку — ⬅️ Усі мої акти.
• У заголовку завжди видно, скільки показано з якої кількості, а в рядку акта — статус (📝 чернетка · 📄 згенерований · 🧊 заморожений), номер, дата й сума.

Контакти: додати, порадити, архів

Навіщо: у списках — лише робочі люди; друзі й випадкові переходи списки не засмічують.

• ➕ Додати контакт (розділ «👥 Контакти» або /invite) — робочий зв'язок: покажіть QR чи перешліть посилання виконавцю/ФОПу, після переходу ви станете контактами й зможете обмінюватись актами.
• 🤝 Порадити бота (головне меню) — просто рекомендація знайомим: бот дає готове повідомлення з посиланням. Той, хто перейде, у ваші контакти НЕ потрапляє.
• Контакт з'являється в списку лише з робочої взаємодії: за запрошенням «➕ Додати контакт» або коли вам надіслали акт за посиланням «акт чекає».
• Вкладки списку (у ФОПа): Усі · 👷 Мої виконавці (слали акти вам) · 👥 Мої замовники (ви слали їм). Тип бот визначає сам за актами.
• 🗄 Приховати зі списку (у картці контакту) — контакт зникає зі списків вибору, але історія актів, договори і пам'ять цін збережуться. Це не видалення: якщо людина надішле вам акт — повернеться автоматично. Вручну повернути: «🗄 Архів (N)» внизу списку → тап по контакту.

Для ФОПа: вхідні акти і прямий акт

Навіщо: із акту виконавця — документ замовнику зі своєю націнкою за пару хвилин.

Вхідні акти від виконавців

1. 📥 Вхідні акти → відкрийте акт → ✅ Прийняти у роботу → оберіть замовника (або «⏩ Без замовника поки»).
2. Якщо в замовника є цінова історія — 💾 Застосувати пам'ять: ціни минулих актів підставляються як є, а нові роботи дорахуєте націнкою % або вручну.
3. Або націнка: «Виставити замовнику суму», «Хочу N чистими», «Націнка %» (10–70%). Ціни замовнику завжди кратні 5, податки і чистий заробіток видно одразу.

Прямий акт замовнику

1. 📄 Акт замовнику (або /new_invoice_act) → замовник → договір → роботи (вручну або 📷 з фото; ціни з пам'яті замовника підставляються самі з позначкою 💾).
2. За бажанням 📈 Націнка і податок ФОП 6% (закладається в ціни, окремим рядком не світиться) → збереження → генерація.

Порада: на екрані «📈 Націнка» зверху може бути кнопка «💾 Ціни з минулих актів (покрито X з Y)» — див. Пам'ять цін замовника.

Документи: акт, рахунок, договір, прайс

Навіщо: повний комплект «як від контори» без бухгалтера.

• Акт — PDF (друк/підпис) + Excel (живі формули). З підписом і печаткою — два варіанти: «📄 З печаткою і підписом» і «📄 Чистий». Позиції йдуть плоским списком у порядку введення, з наскрізною нумерацією 1…N — без заголовків розділів.
• 🧾 Рахунок на оплату — з ваших реквізитів (IBAN, ЄДРПОУ), одним дотиком після акту.
• 📦 Матеріали — ОКРЕМИЙ документ (не частина акту): див. Матеріали окремим документом.
• 📝 Договір — Word-документ із реквізитами сторін.
• 📋 Мій прайс (/price) — фірмовий PDF-прайс зі своїми цінами.
• 💰 Мої ціни (/prices) — персональні ціни на роботи каталогу.
• Замовники: 👥 Контакти → 📒 Замовники (/clients) — адресна книга з реквізитами (шифруються), договорами і кнопкою «📷 Завантажити історію цін».

Матеріали окремим документом

Навіщо: акт і рахунок — це документи за ваші послуги. Матеріали ви часто купуєте за власні гроші як підзвіт, а замовник компенсує їх окремо (нерідко готівкою) — або ви передаєте матеріали як товар. Змішувати це в одному акті означає плутати роботу з витратами. Тому матеріали — окремий документ із власною нумерацією (М-0001) і трьома формами виводу.

Крок 1. Створити документ

• З картки акту: 🗂 Мої акти · повторити → тап по акту → 📦 Матеріали до цього акту. Замовник і дата підставляться з акту, у документі буде рядок «до Акту №… від …».
• Самостійно: 📄 Документи → 📦 Матеріали (/materials) → ➕ Новий документ → оберіть замовника.
• Там же — список усіх документів по матеріалах: ⬇️ Показати ще і фільтр 👥 По замовнику.

Крок 2. Додати позиції (найшвидше — фото чека)

• 📷 Фото чека — головний сценарій. Бот витягне назви товарів, кількість, ціну за одиницю й суму, а службові рядки (ПДВ, решта, готівка/картка, номер каси, час, фіскальний номер, дисконт) відсіє сам. Рядок «Разом» із чека — контрольна сума: якщо розбіжність понад 1%, побачите «⚠️ Сума рядків … ≠ «Разом» у чеку … — перевірте позиції». До 5 чеків на документ, зокрема одним альбомом.
• ✍️ Вручну — назва → одиниця → кількість → ціна з чека (можна з копійками: 127,35).
• 🚚 Доставка і 💼 Інші витрати — назва і сума, без кількості.
• Поправити рядок — ✏️ Редагувати рядок → 📐 Кількість · 💰 Ціна · 📝 Назва: міняється лише обране поле.

Крок 3. Націнка або собівартість

• 🧾 За собівартістю — замовник компенсує рівно те, що ви заплатили в магазині. Один раз побачите чесне попередження: компенсація матеріалів — теж ваш дохід, з неї піде єдиний податок і військовий збір (~6%), тобто за собівартістю ви платите їх зі своєї кишені. Це нормальний вибір — просто щоб ви знали.
• +N% — пресети +6% / +10% / +15% / +20% / +30% або ✍️ Свій відсоток. Мінімум 6% покриває податок. Застосовується до матеріалів і доставки, на «Інші витрати» — за перемикачем.
• Підсумок: «Матеріали: X · Доставка: Y · Інші: Z · РАЗОМ: N ₴», у режимі відсотка — ще й «у т.ч. ваша націнка: M ₴».
• Важливо: ціни матеріалів не округлюються до кратних 5 ₴ (на відміну від цін робіт) — це компенсація фактичних витрат за чеком, і 127,35 ₴ має лишитись 127,35 ₴.

Крок 4. Три форми — коли яку

📄 Сформувати документ → три кнопки. Дані одні, документи різні; можна зробити кілька форм по одному документу (наприклад, рахунок і накладну) — дубля не виникне, а в картці видно, що вже сформовано.

• 📋 Звіт про придбані матеріали — коли замовник компенсує готівкою (підзвіт): перелік, доставка, інші витрати і рядок «ДО СПЛАТИ: N ₴»; з прив'язкою до акту — рядок «до Акту №…».
• 💳 Рахунок на оплату — коли платять на рахунок: ваші реквізити з IBAN і призначення платежу «за матеріали згідно з Актом №… (документ №…)».
• 🚚 Видаткова накладна — коли матеріали передаються як товар: Постачальник/Одержувач із реквізитами обох сторін, таблиця, «Разом», підписні рядки «Відпустив ___ / Отримав ___» і місце М.П. (туди ж лягає ваша печатка).

Кожна форма приходить у PDF + Excel. Фірмовий стиль (шапка, бланк, підпис і печатка) працює так само, як в актах. Податковий рядок береться з перемикача 🔁 ПДВ у профілі: без ПДВ — рядок «Без ПДВ»; платник ПДВ — «Сума без ПДВ / ПДВ 20% / Разом з ПДВ», причому «Разом» дорівнює тій самій сумі, яку ви бачили в боті.

Пам'ять цін замовника

Навіщо: замовник бачить стабільні розцінки — ціни не «стрибають» від акту до акту.

• Бот пам'ятає розцінки з вашого останнього акту саме цьому замовнику (і по каталожних роботах, і по «своїх»). Змінили ціну руками й зберегли — далі підставляється нова. Позначки в перегляді: 💾 — ціна з минулих актів, 📥 — з імпортованої історії.
• У прямому акті ціни з пам'яті підставляються самі, щойно ви ввели обсяг — крок ціни пропускається.
• На екрані «📈 Націнка» (прямий акт) зверху є кнопка «💾 Ціни з минулих актів (покрито X з Y)»: одним тапом покриті позиції отримують пам'ятні ціни як є, а непокриті лишаються як введені — бот чесно напише скільки чого.
• Якщо пам'яті по цьому замовнику ще немає, замість неї буде кнопка «📷 Завантажити історію цін цього замовника» — сфотографуйте старий акт чи прайс, і бот поверне вас на цей же екран уже з кнопкою 💾.
• Захист від випадкового перерахунку: якщо в акті є ціни 💾, перед націнкою чи податком бот попередить «замовник побачить інші розцінки» і спитає «✅ Так, перерахувати» — один раз на акт, без занудства.
• В акті з фото ціни з папірця головні; якщо в пам'яті інші — бот покаже підказку «💾 У цього замовника є минулі ціни…» і підкаже дорогу до кнопки. Мовчки нічого не міняється.

Ціновий контроль і монітори

Навіщо: бот стежить за вашою маржею — ви дізнаєтесь про просідання ДО того, як акт піде замовнику.

• Монітор маржі: якщо фактична націнка просіла понад 5 в.п. проти звичної для цього замовника — бот покаже «була 32% → стала 25%» і запропонує «📈 Підняти до колишньої» (ціни знову кратні 5). Мовчки нічого не змінюється — рішення завжди за вами.
• Монітор виконавців: якщо у вхідному акті розцінки вищі за минулі ціни цього виконавця — на картці з'явиться «📈 підняв розцінки» зі списком робіт і відсотками зростання, до виставлення замовнику.

Імпорт історії цін

Навіщо: пам'ять цін працює з першого дня — навіть якщо всі минулі акти жили на папері.

1. У картці замовника (📒 Замовники → замовник) або контакту — кнопка «📷 Завантажити історію цін». У прямому акті без пам'яті — та сама дія кнопкою «📷 Завантажити історію цін цього замовника» на екрані націнки.
2. Оберіть, що на фото: «📄 Старий акт» (до 30 рядків) або «💲 Прайс / домовлені розцінки» (до 60 рядків; обсягів у прайсі немає — це нормально).
3. Надішліть фото (можна кілька поспіль — рядки накопичуються) → перевірте розпізнане: тап по рядку — змінити ціну чи прибрати. Рядки без ціни в пам'ять не потраплять.
4. «💾 Зберегти в пам'ять» — і акти цьому замовнику цінуються по історії.

Важливо: реальні акти в боті завжди «головніші» за імпорт — щойно з'являється справжній акт по роботі, пам'ять бере ціну з нього. Імпорт працює і для виконавців: завантажте старі розцінки майстра — монітор порівнюватиме нові вхідні акти з ними.

Фірмовий стиль

Навіщо: документи «від контори», а не безликий бланк.

1. 👤 Профіль → 🎨 Фірмовий стиль (ФОП).
2. Завантажте фото підпису й печатки — фон бот прибере сам — і логотип.
3. Оберіть колір (10 пресетів — від синього й темної зелені до винного, сталевого і коричневого) і стиль шапки (класична / сучасна / мінімальна). 👁 Прев'ю показує результат одразу.

Після цього акти й рахунки генеруються з шапкою і логотипом, підпис лягає по центру лінії підпису (як живий), печатка — центром на «М. П.» у колонці Підрядника (у рахунку — поверх підпису), з легким природним нахилом. Два варіанти генерації: «📄 З печаткою і підписом» та «📄 Чистий» (для живого підпису — верстка та сама, без факсиміле).

Поради: підпис і печатку знімайте на білому папері при рівному світлі, без тіней — тоді контур виходить чистим. Факсиміле — для зручності обміну; паперовий оригінал для бухгалтерії підписується вживу.

Свій фірмовий бланк-підкладка

Навіщо: у вас уже є друкарський бланк A4 — і документи мають виходити на ньому, а не на чужій шапці.

1. 👤 Профіль → 🎨 Фірмовий стиль → 📄 Бланк-підкладка.
2. 📤 Завантажити бланк — надішліть його файлом (скріпка → «Файл»), не стиснутим фото.
   • Формати: PNG або JPG. PDF бот не приймає — експортуйте першу сторінку бланка як зображення 300 dpi.
   • Щонайменше 2000 пікселів по висоті, ціла сторінка A4, до 10 МБ. Інакше на друку бланк буде розмитим.
3. Налаштуйте відступи — ⬆️ Зверху і ⬇️ Знизу, у міліметрах: пресети 10/20/30/40/50 або крок −5 мм / +5 мм (межі 5–80 мм). Початкові значення — 40 мм зверху, 45 знизу.
4. 👁 Прев'ю з бланком — бот пришле зразок PDF поверх вашого бланка з поточними відступами. Крутіть відступи і звіряйте прев'ю, поки контент не ляже в чисту зону — між шапкою і футером.

Далі акти, рахунки й прайси друкуються фоном поверх бланка на кожній сторінці. Фірмова шапка бота при цьому не малюється — ваш бланк уже має свою.

⚠️ Бланк діє лише в PDF. Excel-версія документів іде без бланка — це нормально, її відкривають для формул, а не для друку.

Прибрати бланк: 🗑 Видалити бланк — документи знову друкуються з фірмовою шапкою бота, ваш колір і стиль при цьому зберігаються.

Реквізити з фото

Навіщо: реквізити — найнудніша частина: 8 цифр ЄДРПОУ, 29 символів IBAN, назва банку, адреса. Одна помилка в IBAN — і рахунок не оплатять. Сфотографуйте документ, де ці реквізити вже надруковані, — бот зчитає їх сам, а ви лише перевірите.

Що годиться на фото: реквізитна картка контрагента, розділ «Реквізити сторін» із договору, виписка з ЄДР, рахунок від контрагента, візитка.

Куди можна заповнювати

• Картка замовника: 👥 Контакти → 📒 Замовники → відкрийте замовника → 📷 Реквізити з фото.
• Новий замовник одразу з фото: у списку замовників — 📷 Новий з фото реквізитів. Тип (Фізособа / ФОП / ТОВ) бот визначить із назви; помилиться — перемкнете в картці одним дотиком.
• Прямо під час акту: на екрані «Оберіть замовника» — та сама кнопка 📷 Новий з фото реквізитів. Замовник створиться, і акт поїде далі з того самого місця — набрані позиції не губляться. Передумали — «✖️ Скасувати» поверне до вибору замовника.
• Свій профіль ФОПа: 👤 Профіль → 📷 Реквізити з фото.

Як це працює

1. Надішліть фото. Бот зчитає назву/ПІБ, ЄДРПОУ або ІПН, IBAN, банк, адресу, телефон, email.
2. Якщо на фото дві сторони (типово для розділу «Реквізити сторін» договору) — бот спитає «Чиї реквізити берете?» і покаже обидві з їхніми ролями.
3. Екран перевірки — список «поле — значення». Тапніть поле, щоб виправити; міняється лише воно.
4. 💾 Зберегти — «Заповнено N полів картки …».

Що бот перевіряє ще до показу

• IBAN — формат UA + 29 символів і контрольна сума. Помилка в одній цифрі не пройде: поле отримає позначку ⚠️ з поясненням. Значення при цьому видно — ви бачите, що зчиталось криво.
• ЄДРПОУ / ІПН — 8 або 10 цифр.
• Телефон — зводиться до формату +380…
• Email — базова перевірка на одруківки.
• МФО — звіряється з IBAN (в українському IBAN воно вже зашите) і попереджає про розбіжність. Окремо не зберігається — щоб не було двох джерел правди.

Поле з позначкою ⚠️ не збережеться просто так: або виправте його, або свідомо натисніть «💾 Зберегти як є» — щоб криве значення не потрапило в документи непомітно.

Якщо поле вже заповнене

Порожні поля картки бот заповнює тихо. А якщо значення вже є і воно інше — покаже «було → стане» і спитає: ✅ Перезаписати · 📝 Лишити старі (тільки порожні) · ⬅️ До перевірки.

Ручний ввід нікуди не подівся — фото лише прискорює. Будь-яке поле завжди можна ввести або поправити кнопкою в картці. Ліміт: спільні 10 фото на день з «Акт із фото» та імпортом цін. Саме фото ніде не зберігається.

Профіль і реквізити

Навіщо: реквізити вводяться один раз — далі підставляються в усі документи самі.

• 👤 Мій профіль (/profile): реквізити ФОП — назва, підписант, ЄДРПОУ, IBAN (зберігаються шифрованими), банк, адреса; у виконавця — спеціалізації.
• 📷 Реквізити з фото — заповнити все це з фото своєї реквізитки: як це працює.
• 💡 Пропозиція / Проблема (/feedback) — напишіть текст чи надішліть фото: повідомлення потрапляє власнику особисто. Зробимо — подякуємо.

Промокоди і пробний період

Навіщо: спробувати все без картки й розтягнути безкоштовний період.

• Після реєстрації — 14 днів повного функціоналу безкоштовно.
• 🎁 Ввести промокод (/promo) — промокод додає бонусні дні до безкоштовного періоду. Сумарна стеля — 60 днів: скільки б кодів не було, більше не накопичиться.
• Промокоди роздаються в оголошеннях і партнерських каналах — вводьте одразу, поки активні.

Запросіть колегу: бонусні дні

Навіщо: поділитись інструментом зі своїми — і користуватись довше безкоштовно.

• 🤝 Порадити бота (головне меню) — бот дасть готове повідомлення з вашим особистим посиланням. Перешліть його колезі.
• Бонуси нараховуються у два ступені:
  1. +7 днів вам обом — коли запрошений зробить свій перший акт (а не просто перейде за посиланням чи зареєструється).
  2. +14 днів вам — коли він оформить підписку. Запрошеному на цьому кроці нічого не додається — він уже платить.
• Стеля — 60 днів сумарно на обидва ступені. Якщо до стелі лишилось менше, ніж належить, бот додасть скільки влізе, і чесно про це напише. Далі реферали й далі рахуються в статистиці, але дні не додаються.
• Лічильник у тому ж екрані «🤝 Порадити бота»: запрошено · активувалось · оплатило · зароблено днів.
• Бот повідомить вас, коли колега зробить перший акт і коли оформить підписку. Порадити самого себе не вийде, а зарахується лише перший, хто запросив.

Не плутайте з ➕ Додати контакт: там — робочий зв'язок для обміну актами, тут — просто рекомендація, у контакти людина не потрапляє.

Безпека даних і ліміти

Навіщо: ваші ціни, замовники й підпис — це комерційна інформація; бот поводиться з нею відповідно.

• Шифрування: реквізити (IBAN, ЄДРПОУ), підпис, печатка й логотип зберігаються в зашифрованому вигляді.
• Фото не зберігаються: знімки списків робіт, прайсів, чеків і документів із реквізитами розпізнаються «на льоту» і ніде не осідають — зберігаються лише зчитані значення.
• Ізоляція: ваші ціни, замовників і документи бачите лише ви; відкритого пошуку користувачів немає.
• Документи зберігаються 3 роки (вимога Податкового кодексу), видалення — м'яке, з журналом дій.
• Ліміти: фото-розпізнавання (акти + чеки матеріалів + реквізити + імпорт історії) — 10 фото на день, спільний лічильник; до 5 фото на один документ; створення актів — до 10 на годину; промокоди — 5 спроб на годину.

Відкрити AktBot у Telegram